Assistenz der kaufmännischen Hauptabteilung (w/m/d) - #2731369

Das können Sie bei uns bewirken:

Als Assistenz der kaufmännischen Hauptabteilungsleitung sind Sie die zentrale Unterstützung für die Leitung der Hauptabteilung I und unterstützen einen professionellen, strukturierten und verlässlichen Dienstbetrieb. Sie steuern eigenständig den Post-, E-Mail-, Besucher*innen und Telefonverkehr, koordinieren Termine, Besprechungen und Veranstaltungen und bereiten diese organisatorisch vor und nach. Dabei führen Sie Wiedervorlagen, verwalten Unterlagen und die E-Akte, erledigen Schriftverkehr nach Vorgaben, wirken bei der Vorbereitung von Präsentationen und Veranstaltungen mit, übernehmen die Protokollführung und koordinieren Unterschriftsmappen. Mit Ihrem Organisationsgeschick, Ihrer Verlässlichkeit und Ihrem serviceorientierten Auftreten unterstützen und entlasten Sie die Hauptabteilungsleitung spürbar bei verschiedenen administrativen Aufgaben und tragen zur Funktionsfähigkeit der Hauptabteilung I bei. Damit prägen Sie als erste Ansprechperson im Vorzimmer das Erscheinungsbild und Ansehen der Hauptabteilung I.

Schon voller Tatendrang?

Bei uns können Sie bereits vor einer Bewerbung das Team und das Aufgabenfeld kennenlernen.

Darauf können Sie sich freuen:

• Attraktive Vergütung: E8 TVöD / A8 (je nach Erfahrungsstufe von 3.486,40 € bis 4.230,97 € brutto im Monat bei Beschäftigung in Vollzeit) / A8, Jahressonderzahlung, Leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge, München-Zulage bzw. Orts- und Familienzuschlag sowie Vermögenswirksame Leistungen
• Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket Job oder zur IsarCardJob (steuerfrei) sowie JobRad-Leasing
• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten/Homeoffice, verschiedene Arbeitszeitmodelle ohne Wochenend-, Schichtdienste oder Rufbereitschaft
• Wohnen: Möglichkeit zur Anmietung einer Werkmietwohnung
• Familie: Reservierte Betreuungsplätze in städtischen Kinderkrippen, Kindergärten und Horten
• Weiterbildung: Breites Angebot an Fort- und Weiterbildungen zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Gesundheit: Vielfältige Angebote im betrieblichen Gesundheitsmanagement

Entdecken Sie weitere Vorteile unter: https://benefits.muenchen.de

Das bringen Sie mit:

• die Laufbahnbefähigung für die zweite Qualifikationsebene der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder
• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellte*n oder
• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*mann für Büromanagement mit der Anerkennung "Fachprüfung I" oder
• eine andere erfolgreich abgeschlossene dreijährige rechtlich geprägte Ausbildung oder
• eine erfolgreich abgelegte Fachprüfung I oder
• eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in einem Büroberuf

und

• jeweils eine mehrjährige (mindestens 2 Jahre) Berufserfahrung in der Vorzimmer-, Sekreteriats- oder Assistenztätigkeit

 Darauf legen wir Wert:

• Fachkenntnisse: ein souveräner Umgang mit gängigen IT-Anwendungen und digitalen Arbeitsmitteln (z. B. MS-Office, Confluence, Jira)
• Ergebnis- und Zielorientierung, insbesondere Organisationsgeschick/-talent, Koordinationsfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsfähigkeit, insbesondere eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit, sicheres Beherrschen von Grammatik und Rechtschreibung, situationsgerechtes Auftreten 
• von Vorteil sind: Kenntnisse im Umgang mit elektronischer Aktenführung und digitalen Werkzeugen (z. B. E-Akte/DMS), sowie Berufserfahrung für Abläufe und Zuständigkeiten in großen Organisationen

Bewerber*innen, die bereits in einem Beamtenverhältnis bei einem anderen Dienstherrn stehen, können ausschließlich auf dem Weg der Versetzung oder Abordnung berücksichtigt werden. 

Die Landeshauptstadt München steht für Gleichstellung, Chancengleichheit und Antidiskriminierung, auch bei der Personalgewinnung. Deshalb erwarten wir von allen sich bewerbenden Personen Gleichstellungs- und Vielfaltskompetenz. Näheres zum allgemeinen Anforderungsprofil der Landeshauptstadt München, das Bestandteil dieser Stellenausschreibung ist, finden Sie unter: https://stadt.muenchen.de/infos/anforderungsprofil-lhm

Sie haben Fragen?

Fachliche Fragen:

Sebastian van Severen, Tel. 089/233-749451, E-Mail: [email protected]

Fragen zur Bewerbung:

Natascha Placentra, Tel. 089/233-765822, E-Mail: [email protected]

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bewerbungsfrist: 27.10.2026

Weitere Informationen zur Landeshauptstadt München finden Sie unter: https://stadt.muenchen.de/rathaus/karriere