Bereichsassistenz Strategy / M&A (m/w/d) - #2714669

We believe that a change towards a better, more sustainable future of transportation is possible. That’s why we are so dedicated to developing safer, more efficient and innovative solutions that make our visions come to life. Who are we? More than 30,000 team-players from all around the world who drive progress through technical excellence and social responsibility.

IHRE AUFGABEN

• Eigenständige Unterstützung und Entlastung der Bereichsleitung
  
  

Selbstständige Übernahme organisatorischer, administrativer und koordinierender Assistenzaufgaben, strukturierte Vorbereitung von Entscheidungs-, Management- und Bereichsunterlagen sowie Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses innerhalb des Bereichs.

• Selbstständige Termin-, Besprechungs- und Veranstaltungskoordination Planung, Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen mit internen und externen Teilnehmern, inkl. Abstimmung von Prioritäten, Organisation der Rahmenbedingungen, Gästebewirtung sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Reise- und Abwesenheitsmanagement
  
  

Eigenständige Planung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen (inkl. Reisekostenabrechnung und Visa Beschaffung) sowie bereichsübergreifende Koordination von Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten für den Bereich.

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Unterlagen
  
  

Eigenständige Erstellung, Aufbereitung und Weiterentwicklung von Präsentationen, Berichten, Übersichten, Grafiken und Entscheidungsvorlagen in deutscher und englischer Sprache für Management-, Gremien- und Bereichstermine.

• Kommunikation und Schnittstellenfunktion
  
  

Eigenständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie aktive Schnittstellenfunktion zwischen Bereichsleitung, Fachbereichen, zentralen Funktionen und externen Ansprechpartnern.

• Administrative Bereichsorganisation und Sachgebietsmitarbeit
  
  

Mitarbeit im Sachgebiet durch Organisation, Pflege und Weiterentwicklung von Ablage- und Dokumentationssystemen, Aufbereitung von Übersichten und Kennzahlen, Durchführung der Zeiterfassung im SAP-System für zugeordnete Mitarbeitende sowie Organisation der Büroinfrastruktur (z. B. Büromaterial, Ariba Einkaufswagen).

• Mitwirkung bei bereichsbezogenen Sonder- und Koordinationsthemen
  
  

Wahrnehmung definierter Zusatz und Koordinationsrollen (z. B. SAP Key User, Datenschutzkoordination, brandschutzbezogene Organisationsthemen) sowie Unterstützung bereichsbezogener Prozesse und organisatorischer Sonderaufgaben im Rahmen klar abgegrenzter Zuständigkeiten. Nutzung und Umsetzung von KI (Methoden und Tools).

IHR PROFIL

• Mehrjährige Berufserfahrung im gehobenen Assistenzbereich (z. B. Bereichs- oder Projektassistenz), idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme inkl. MS PowerPoint
• Erfahrung und Umsetzungserfahrung mit KI Methoden und Tools
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und hervorragendes Organisationstalent
• Freude an der Mitarbeit an Projektthemen
• Schnelle Anpassungsfähigkeit an ein sehr dynamisches, forderndes Arbeitsumfeld und anspruchsvolle Aufgabenstellungen
• Selbstständige, effiziente sowie genaue Arbeitsweise