Assistent - #2638140

STELLENAUSSCHREIBUNG: Executive Assistant (m/w/d)

Standort: München/ Remote Hybrid

Unternehmen: GEAIS Holding

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung)

Über uns

Die GEAIS Holding ist eine international agierende Gesellschaft, die an der Schnittstelle von großvolumigen Infrastrukturprojekten, globaler Logistik und zukunftsorientierter Marktentwicklung operiert. Mit Leuchtturmprojekten im dreistelligen Millionenbereich – wie der Eco Cycle Fabrik sowie strategischen Verkehrsprojekten in Westafrika – etablieren wir neue, unumstößliche Standards für wirtschaftliche Souveränität, technokratische Präzision und fairen Arbeitsschutz. Für den Aufbau unseres zentralen Backoffices und zur direkten Unterstützung der Geschäftsleitung suchen wir eine Persönlichkeit, die administrative Exzellenz als strategisches Führungsinstrument versteht.

Ihre Aufgaben: Das Schutzschild der Geschäftsleitung

In dieser Schlüsselposition sind Sie nicht nur administrative Unterstützung, sondern die primäre operative und kommunikative Schnittstelle des CEOs nach innen und außen.

* Compliance- & Partnermanagement: Sie überwachen die strikte Einhaltung interner Richtlinien bei internationalen Projekten und weisen unberechtigte, informelle oder unregelmäßige Anfragen von externen Akteuren sachlich und konsequent zurück.

* Administrative Entlastung: Sie führen das Büro des CEOs im Hintergrund, koordinieren nationale sowie internationale Termine und bereiten bürokratische Prozesse (Notartermine, Handelsregisterangelegenheiten, Gründungsdokumente) lückenlos vor.

* Finanzielle Schnittstellenkontrolle: Sie verwalten in enger Abstimmung mit unserer Finanzabteilung in Frankfurt die Einhaltung von Zahlungsplänen und Budgets für Auslandsprojekte (z. B. das Gambia-Projekt) nach dem strengen Vier-Augen-Prinzip.

* Diskretes Beschwerdemanagement: Sie filtern das tägliche Kommunikationsrauschen, fangen operative Konflikte lautlos ab und verweisen Vertragspartner konsequent auf die festgelegten Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

Ihr Profil:

Sie definieren sich über absolute Zuverlässigkeit, Loyalität und ein tiefes Verständnis für institutionelle Prozesse.

* Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft (BWL), Rechtswissenschaften (Jura) oder eine vergleichbare, hochkarätige Ausbildung im gehobenen Assistenz- oder Rechtsbereich.

* Mindset: Sie bewahren in stressigen oder unstrukturierten Situationen die absolute Ruhe, denken rein rational nach der Rechtslage und besitzen die nötige emotionale Distanz, um Compliance-Richtlinien kompromisslos durchzusetzen.

* Sprachen & Internationalität: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingende Voraussetzung für die internationale Korrespondenz (z. B. mit Behörden und Projektteams in Westafrika oder dem UK).

* Arbeitsstil: Sie schätzen das Arbeiten im Hintergrund, sind absolut verschwiegen (Geheimnisträger) und arbeiten proaktiv, bevor Engpässe entstehen.

Was wir bieten: Stabilität und Perspektive

* Echte Mitgestaltung: Sie sind von Tag eins an beim Aufbau einer internationalen Holdingstruktur dabei und begleiten Projekte von historischer Dimension.

* Professionelles Umfeld: Eine unaufgeregte, leistungsorientierte Unternehmenskultur, die von klaren Strukturen und gegenseitigem Respekt geprägt ist.

* Attraktive Vergütung: Ein der hohen Verantwortung angemessenes, erstklassiges Gehaltspaket sowie moderne Arbeitsbedingungen (Hybrid-Option).